When to Order Wedding Invitations

*Traducción al final de la publicación en Inglés*

One of the hardest parts of this work is having to decline to a potential client, especially when their vision truly resonates with me, simply because our timelines don’t coincide. I know many stationers feel this sentiment. Custom designs take time, attention to detail, and a methodical design process. That’s why knowing when to order wedding invitations is essential to ensure an stress-free experience.

Since we’re in wedding booking season, I wanted to share a helpful timeline to ensure you don’t feel rushed and your invitations perfectly reflect the essence of your day. Ideally, your stationer should be one of the first vendors you book, right after securing your planner, setting a date, and booking your venue. Custom work takes time, so it’s best to get started early, allowing you the space to collaborate on a design that’s personal and meaningful.

Here’s a helpful timeline to guide your planning:

12 Months Out: Gather Inspiration
Even if you’re not ready to start the design process yet, begin gathering inspiration. What colors, textures, and styles resonate with you? If you’re considering techniques like letterpress or foil, now’s the time to research designers whose work feels aligned with your vision. If you already have a stationer in mind, securing a spot with them early is key, especially if they’re in high demand.

8–10 Months Out: Book Your Invitation Designer
It may seem early, but securing your stationer in advance is essential. Custom designs, especially those involving specialty techniques, can get booked up quickly during peak wedding seasons. Booking early allows time for a smooth design process, material sourcing, and refining the details to ensure everything aligns before production begins. Plus, it gives us the chance to collaborate without rushing the creative process.

For destination weddings, I recommend booking your stationer 12–14 months ahead to give your guests ample time for travel plans and to include save-the-dates if needed.

6–8 Months Out: Mail Your Save the Dates
Save the dates typically go out around 6 months before the wedding. For destination weddings, send them 11–12 months in advance to give guests time to plan and make travel arrangements.

8–12 Weeks Out: Mail Your Invitations
When to order wedding invitations depends on your wedding date, but generally, they should be mailed out 8–12 weeks before your wedding to give your guests time to RSVP, while allowing you time to track responses, finalize meal selections for your caterer, and coordinate seating arrangements. For destination weddings, consider mailing them 14–16 weeks ahead, especially if you didn’t send a save-the-date earlier.

What If You’re Short on Time?
If you’re running short on time, don’t worry! Semi-custom invitations offer a beautiful, personalized option with a quicker turnaround than fully custom designs. While they still require some lead time to ensure everything aligns, they’re perfect for those with tighter timelines who don’t need the full custom process.

Bringing Your Vision to Life
By booking your stationer early, you give yourself ample time for a methodical, stress-free design process. This isn’t just about getting it done—it’s about creating something that truly reflects you and your partner and tells your unique story.

Important Note:
While I would love to take on every project, I wanted to let you know that I’m no longer booking weddings for spring 2026. However, I do have a few spots left for fall and winter weddings this year. If you’re planning a wedding during that time and would love to work together on custom stationery, please reach out soon to secure your spot!

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Cuándo Encargar las Invitaciones de Boda

Una de las partes más difíciles de este trabajo es tener que rechazar a un cliente potencial, especialmente cuando su visión realmente resuena conmigo, simplemente porque no puedo aceptar más proyectos en ese momento. Sé que muchos diseñadores de papelería sienten lo mismo. Los diseños personalizados, especialmente los que incluyen impresión letterpress o hot stamping, requieren tiempo, atención a los mínimos detalles y un proceso de diseño meticuloso. Por eso, saber cuándo encargar las invitaciones de boda es clave para garantizar una experiencia sin estrés.

Como estamos en plena temporada de reservas para bodas, quería compartir un calendario útil para que no sintáis prisas y vuestras invitaciones reflejen a la perfección la esencia de vuestro gran día. Lo ideal es que vuestro diseñador de papelería sea uno de los primeros proveedores que contratéis, justo después de aseguraros de contar con un wedding planner, fijar la fecha y reservar el lugar de la celebración. Los diseños personalizados requieren tiempo, así que cuanto antes empecéis, más margen tendréis para colaborar en un diseño personal y significativo.

Aquí os dejo un calendario de referencia para ayudaros en la planificación:

12 meses antes: Buscad inspiración

Aunque todavía no estéis listos para comenzar el proceso de diseño, es buen momento para recopilar inspiración. ¿Qué colores, texturas y estilos os atraen? Si estáis considerando técnicas como letterpress o foil, este es el momento ideal para investigar diseñadores cuyo trabajo se alinee con vuestra visión. Si ya tenéis en mente a un diseñador de invitaciones, asegurar vuestra plaza cuanto antes es clave, especialmente si está en demanda.

8–10 meses antes: Reservad vuestro diseñador de invitaciones

Puede parecer pronto, pero reservar a vuestro diseñador con antelación es esencial. Los diseños personalizados, especialmente aquellos con técnicas especiales, pueden agotarse rápidamente en temporada alta. Reservar con tiempo permite que el proceso de diseño sea fluido, que se seleccionen los materiales adecuados y que se pulan los detalles antes de la producción. Además, nos da la oportunidad de colaborar sin prisas y asegurarnos de que el resultado sea perfecto.

Para bodas internacionales, recomiendo reservar vuestro diseñador con 12–14 meses de antelación, para que vuestros invitados tengan margen para organizar su viaje y podáis enviar los save-the-dates con suficiente tiempo.

6–8 meses antes: Enviad los save-the-dates

Los save-the-dates suelen enviarse unos 6 meses antes de la boda. Para bodas internacionales, es mejor enviarlos con 11–12 meses de antelación, para que los invitados puedan planificarse y hacer las reservas necesarias.

8–12 semanas antes: Enviad las invitaciones

El momento de encargar las invitaciones de boda depende de la fecha de la boda, pero en general, deberían enviarse con 8–12 semanas de antelación. Esto da tiempo a vuestros invitados para confirmar su asistencia, mientras vosotros podéis hacer un seguimiento de las respuestas, definir el número de menús para el catering y coordinar el seating plan. Para bodas en el extranjero, considerad enviarlas con 14–16 semanas de antelación, especialmente si no habéis enviado un save-the-date antes.

¿Y si vais con el tiempo justo?

Si os ha pillado el toro, ¡no os preocupéis! Las invitaciones semi-personalizadas son una opción preciosa y personalizada con un plazo de entrega más corto que los diseños totalmente a medida. Aunque siguen necesitando algo de tiempo para asegurarse de que todo encaje a la perfección, son ideales para quienes tienen menos margen y no requieren un proceso de diseño completamente personalizado.

Dando vida a vuestra visión

Reservar a vuestro diseñador con antelación os dará el tiempo necesario para un proceso de diseño meticuloso y sin agobios. No se trata solo de tachar una tarea de la lista, sino de crear algo que realmente os represente como pareja y cuente vuestra historia de manera única.

Aviso importante

Aunque me encantaría aceptar cada proyecto, quería avisaros de que ya no estoy aceptando bodas para la primavera de 2026. Sin embargo, aún me quedan algunas plazas para bodas de otoño e invierno de este año. Si os casáis en esas fechas y os gustaría trabajar juntos en una papelería personalizada, contactad conmigo cuanto antes para asegurar vuestro lugar.